Расчёт зарплаты и кадровый учёт в 1С:Бухгалтерии: что нужно знать бухгалтеру

В 1С:Бухгалтерии можно вести полноценный расчёт зарплаты и простой кадровый учёт: оформлять сотрудников, начислять оклад, отпускные и больничные, автоматически считать НДФЛ и страховые взносы, формировать выплатные ведомости и передавать данные в отчётность. Для небольших компаний этого функционала обычно хватает без покупки отдельной программы 1С:Зарплата и управление персоналом.

Зачем считать зарплату именно в бухгалтерской программе, а не в Excel?

Экселевская таблица не знает, что с 2023 года действует единый налоговый счёт, не помнит региональные особенности расчёта больничных и не подставит автоматически новые ставки взносов, если в законе что-то поменялось. Каждую цифру приходится проверять вручную, а при увольнении сотрудника или расчёте отпускных легко ошибиться в формуле среднего заработка.

1С:Бухгалтерия хранит всю историю начислений по каждому сотруднику, сама подтягивает актуальные ставки и лимиты, а главное — сразу формирует бухгалтерские проводки. Зарплата, налоги и взносы попадают в общий учёт компании автоматически, без ручного переноса цифр из одной таблицы в другую.

Какие кадровые операции доступны в программе?

В типовой 1С:Бухгалтерии есть базовый набор кадровых документов:

• приём на работу — с указанием оклада, графика и подразделения;
• кадровые перемещения — перевод на другую должность, изменение оклада;
• отпуска — с автоматическим расчётом среднего заработка;
• больничные листы;
• увольнение — с расчётом компенсации за неиспользованный отпуск.

Если в компании сложная кадровая структура — сменный график, множество надбавок, воинский учёт, — обычно переходят на специализированную программу 1С:ЗУП. Но для большинства малых и средних предприятий кадрового модуля в бухгалтерской программе достаточно.

Как в 1С:Бухгалтерии считается НДФЛ?

Программа автоматически определяет ставку налога, применяет положенные вычеты — стандартные, на детей, имущественные, если сотрудник принёс уведомление из налоговой — и формирует сумму к удержанию. При начислении зарплаты НДФЛ рассчитывается сразу, а не задним числом, что снижает риск ошибок при подготовке отчётности.

Отдельно стоит следить за прогрессивной шкалой налога: если доход сотрудника с начала года превышает установленный порог, часть зарплаты облагается по повышенной ставке. 1С отслеживает нарастающий итог по каждому сотруднику и сама переключает ставку в нужный момент — вручную это легко упустить из виду.

А как обстоят дела со страховыми взносами?

Взносы на пенсионное, медицинское и социальное страхование, а также на травматизм считаются автоматически по каждому сотруднику. Программа учитывает предельную базу для начисления взносов — сумму годового дохода, после превышения которой ставка меняется, — и льготные тарифы, если компания относится к малому или среднему бизнесу.

Все начисленные суммы затем корректно ложатся в отчётность и в платёжные документы по единому налоговому счёту, так что бухгалтеру не приходится сверять взносы вручную с внешними калькуляторами.

Что с отпускными и больничными — тоже автоматика?

Да, и это одна из самых полезных функций для бухгалтера. Для расчёта отпускных программа берёт заработок сотрудника за расчётный период, автоматически исключает из него дни болезни, отпуска за свой счёт и прочие периоды, которые не должны попадать в базу, и выводит средний дневной заработок.

С больничными похожая логика, но добавляется ещё один нюанс: часть пособия по временной нетрудоспособности платит работодатель, а часть — Социальный фонд напрямую сотруднику. 1С:Бухгалтерия разделяет эти суммы автоматически, опираясь на данные о страховом стаже, которые нужно один раз корректно внести в карточку сотрудника.

Как деньги доходят до сотрудника — через кассу или банк?

Программа поддерживает оба варианта: выплату наличными через кассу и перечисление на банковскую карту, включая массовые зарплатные проекты, когда деньги нескольким сотрудникам уходят одним платёжным поручением. Ведомости на выплату формируются автоматически на основе начисленной зарплаты, а после проведения платежа программа сама делает нужные бухгалтерские проводки.

Интересный факт: в России зарплата по закону должна выплачиваться не реже двух раз в месяц — аванс и окончательный расчёт. 1С:Бухгалтерия поддерживает такую схему из коробки: можно настроить автоматический расчёт аванса как процента от оклада или фиксированной суммы, а окончательная зарплата рассчитается с учётом уже выплаченного аванса.

Что делать, если расчёты нужно вести удалённо или с нескольких компьютеров?

Многие компании держат бухгалтера на удалёнке или работают с несколькими юрлицами одновременно, и тут важно, чтобы база 1С была доступна из любой точки, а не только с одного офисного компьютера. Здесь помогает облачный формат работы: например, сервис «Клауд АйСи» размещает 1С:Бухгалтерию на удалённых серверах, так что подключиться к базе можно с ноутбука, домашнего компьютера или даже планшета — без установки программы локально и без риска потерять данные из-за поломки офисного сервера.

Для расчёта зарплаты это особенно удобно: не нужно переносить кадровые данные между филиалами вручную, всё хранится в одном месте, а доступ разграничивается через права пользователей — бухгалтер по зарплате видит только свой участок, не имея доступа к остальному учёту компании.

Какие ошибки чаще всего допускают при расчёте зарплаты в 1С?

Одна из частых проблем — несвоевременное обновление программы. Если ставки взносов или лимиты по вычетам изменились, а конфигурация не обновлена, расчёты будут вестись по старым правилам, и придётся всё пересчитывать задним числом. Вторая типичная ошибка — неверно заполненные данные о сотруднике при приёме на работу: неправильный статус налогового резидентства или забытое заявление на вычет приводят к неверному удержанию НДФЛ.

Третья распространённая ситуация — ручная корректировка проводок «для скорости», когда бухгалтер меняет цифры напрямую в бухгалтерских записях, минуя расчётные документы. Это ломает связь между кадровыми данными и учётом, и в следующем месяце программа может неправильно посчитать средний заработок или базу по взносам. Правильнее всегда вносить изменения через соответствующий документ — приказ, больничный лист, заявление на отпуск — и дать программе самой пересчитать зависимые показатели.