Как настроить многопользовательский доступ к 1С в облаке

Многопользовательский доступ к 1С в облаке означает, что несколько сотрудников работают в одной базе одновременно, каждый под своим логином, с собственным набором прав — и всё это без установки программы на каждый компьютер.

Что вообще значит «многопользовательский доступ»?

Когда 1С стоит на обычном офисном компьютере, с ней обычно работает один человек или в лучшем случае пара сотрудников по очереди. В облаке база 1С хранится на удалённом сервере, а к ней одновременно подключаются все, кому это нужно: бухгалтер, кассир, менеджер по продажам, руководитель. Каждый видит только свой рабочий стол и работает так, будто программа установлена именно у него, хотя физически всё выполняется на сервере.

Это не какая-то особая функция именно облачной аренды — так изначально спроектирована платформа 1С:Предприятие: она поддерживает работу многих пользователей с одной информационной базой. Аренда в облаке просто убирает необходимость держать сервер у себя в офисе.

Сколько человек может работать одновременно?

Технически 1С не ограничивает число одновременных пользователей самой программой — ограничение задаёт лицензия и мощность сервера, на котором крутится база. Чем больше людей одновременно формируют документы, печатают накладные или строят отчёты, тем больше ресурсов процессора и памяти требуется серверу.

Поэтому при аренде важно заранее прикинуть реальное число одновременных пользователей, а не общее число сотрудников компании. Часто оказывается, что из двадцати человек в штате одновременно с 1С работают пять-семь — остальные заходят эпизодически.

Что нужно сотруднику на своём компьютере, чтобы подключиться?

В большинстве случаев — ничего сложного. Сотрудник получает логин, пароль и ссылку для подключения к удалённому рабочему столу или доступ через тонкий клиент 1С, который умеет работать по обычному интернет-соединению. На его собственном компьютере может быть слабое «железо» и любая операционная система — вся нагрузка ложится на сервер, а не на локальный ноутбук.

Интересный факт: платформа 1С:Предприятие изначально построена так, что поддерживает несколько типов клиентских приложений — толстый клиент с полным функционалом, тонкий клиент, который общается с сервером по протоколу HTTP(S), и веб-клиент, работающий прямо в браузере. Это заложено в архитектуру системы ещё с версии 8, а не является особенностью какого-то конкретного облачного сервиса.

Как разграничиваются права между сотрудниками?

Каждому пользователю в 1С назначается своя роль — набор прав, определяющий, что человек может видеть и делать. Например:

• бухгалтер видит всю финансовую отчётность и может проводить документы;
• кассир работает только с кассовыми операциями и не видит зарплатные ведомости;
• менеджер по продажам создаёт заказы клиентов, но не имеет доступа к разделу расчёта налогов;
• руководитель видит сводные отчёты по всем направлениям, но может не иметь права редактировать первичные документы.

Настройка ролей делается один раз при внедрении и потом корректируется по мере изменения штата или обязанностей. Это стандартный механизм самой 1С, который одинаково работает и на локальном сервере, и в облаке.

Можно ли работать из разных городов и с разных устройств?

Да, и это одно из главных преимуществ аренды 1С в облаке. Поскольку база физически находится на удалённом сервере, а не в конкретном офисе, подключиться к ней можно из любой точки, где есть интернет — из дома, из командировки, из другого филиала. Один и тот же сотрудник может утром зайти с рабочего ноутбука в офисе, а вечером — с домашнего компьютера, и увидит абсолютно те же данные в том же состоянии.

Это особенно удобно компаниям с несколькими филиалами или удалёнными сотрудниками: все работают в единой базе в реальном времени, без пересылки файлов и без риска, что кто-то работает со старой версией данных.

Как обеспечивается безопасность при одновременной работе многих людей?

Здесь работает сразу несколько уровней защиты. Во-первых, каждый пользователь входит под собственным логином и паролем, а не под общей учётной записью — это позволяет отследить, кто и когда вносил изменения в документы. Во-вторых, права доступа ограничивают то, что человек в принципе может увидеть или изменить. В-третьих, соединение с сервером обычно защищено шифрованием, так что данные не передаются в открытом виде по интернету.

Дополнительно поставщик облачной инфраструктуры отвечает за физическую защиту сервера, резервное копирование и своевременное обновление платформы — это снимает с бизнеса необходимость самостоятельно администрировать сервер и следить за его безопасностью.

Что делать, если сотрудник «завис» в базе и мешает остальным?

Такое иногда случается: пользователь открыл тяжёлый отчёт, забыл закрыть сеанс на обеденный перерыв или его подключение зависло из-за скачка интернета. В 1С есть встроенные инструменты администрирования, которые показывают список активных сеансов и позволяют администратору принудительно завершить нужный сеанс, не затрагивая остальных пользователей. Обычно этим занимается технический специалист на стороне арендодателя — самому бизнесу вникать в такие тонкости не требуется.

Как помогает «Клауд АйСи» в организации многопользовательского доступа?

При аренде 1С через «Клауд АйСи» настройка учётных записей, ролей и прав доступа для сотрудников берёт на себя техническая поддержка сервиса: клиенту не нужно самостоятельно разбираться в администрировании сервера — достаточно сообщить, кому и какой доступ нужен, а всё остальное настраивается на стороне провайдера.