Первый сотрудник у ИП: как оформить и не нарваться на штрафы

Как только предприниматель начинает платить человеку за работу — курьеру, продавцу, бухгалтеру — он автоматически становится работодателем со всеми вытекающими обязанностями. Есть два законных пути оформить отношения: трудовой договор или договор гражданско-правового характера (ГПХ). В обоих случаях появляются налоги, взносы и отчётность, и игнорировать их не получится — рано или поздно спросят.

Когда ИП обязательно оформлять работника официально?

С того момента, как человек начинает регулярно выполнять работу за плату — независимо от того, трудится он полный день или пару часов в неделю. Закон не делает исключений ни для «первого» сотрудника, ни для маленьких ИП: даже если нанимаете помощника на месяц-два, отношения нужно закрепить договором. Многие начинающие предприниматели ошибочно думают, что пока бизнес небольшой, можно платить «по-простому», без бумаг — но проверяющие реагируют на сам факт работы, а не на размер компании.

Какие документы нужны для оформления первого работника?

Минимальный набор простой: паспорт и СНИЛС работника, заявление о приёме, приказ о приёме на работу и сам трудовой договор в двух экземплярах. Если раньше велись бумажные трудовые книжки, потребуется внести запись; сейчас же основным документом, отражающим стаж, стали электронные сведения о трудовой деятельности — их ведёт Социальный фонд, а бумажную книжку по желанию сотрудника можно вообще не заводить. Дополнительно понадобится составить штатное расписание, если в бизнесе уже несколько должностей, и ознакомить сотрудника с правилами внутреннего распорядка.

Куда и как встать на учёт как работодатель?

При заключении трудового договора ИП обязан зарегистрироваться в качестве работодателя в Социальном фонде России — это отдельная процедура, отличная от самой регистрации ИП. Регистрация нужна, чтобы фонд знал, за кого именно ИП платит взносы, и мог в будущем начислить сотруднику больничные, декретные и учесть стаж для пенсии. При договоре ГПХ отдельная постановка на учёт как работодателя обычно не требуется — в этом смысле гражданско-правовой договор чуть проще с точки зрения бумажной волокиты, но обязанность платить страховые взносы за исполнителя всё равно остаётся.

Чем трудовой договор отличается от ГПХ и что выбрать для старта?

Трудовой договор — это про постоянную занятость: рабочий график, подчинение внутренним правилам, гарантированный отпуск и оплата больничных. ГПХ подходит для разовых задач и проектов — например, сделать сайт, провести один семинар или разово доставить партию товара. Исполнитель по ГПХ сам определяет, как и когда выполнять работу, а заказчик оценивает только результат. Важно понимать: если по факту отношения похожи на трудовые — человек ходит на работу по графику, подчиняется распорядку — а оформлены как ГПХ, договор могут переквалифицировать в трудовой через суд или трудовую инспекцию, и тогда придётся доплатить всё, что «сэкономили».

Какие налоги и взносы платит ИП за сотрудника?

За каждого работника ИП, как налоговый агент, удерживает и перечисляет в бюджет НДФЛ с его зарплаты — эту сумму сотрудник как бы платит сам, просто через работодателя. Дополнительно, уже за свой счёт, ИП начисляет страховые взносы — пенсионные, медицинские и социальные. Это отдельная статья расходов сверх зарплаты, и её обязательно нужно закладывать в бюджет бизнеса с самого начала. Интересный и малоизвестный новичкам факт: первые несколько дней больничного сотруднику оплачивает не государство, а сам работодатель из своих средств, и только последующие дни компенсирует Социальный фонд.

Какую отчётность нужно сдавать после найма первого работника?

С появлением сотрудника список обязательной отчётности резко расширяется. Придётся регулярно подавать:

• расчёт по страховым взносам в налоговую;
• персонифицированные сведения о работниках;
• отчёт по форме 6-НДФЛ;
• сведения для Социального фонда о трудовой деятельности и стаже.

Периодичность у разных отчётов разная — что-то сдаётся ежемесячно, что-то раз в квартал, но пропускать сроки чревато штрафами даже при полностью уплаченных налогах: часто наказывают именно за несданную или опоздавшую отчётность, а не за сумму.

Что грозит, если оформить сотрудника «неофициально»?

Риски здесь не абстрактные. Трудовая инспекция или налоговая может прийти с проверкой по жалобе самого работника, конкурента или просто в рамках плановых мероприятий. Если факт неофициальной работы подтвердится, ИП грозят штрафы, доначисление налогов и взносов за весь период работы сотрудника, а неофициальные отношения нередко переквалифицируют в трудовые задним числом — со всеми вытекающими доплатами. Плюс репутационные издержки: сотрудник без оформления не защищён и вправе пожаловаться в любой момент, а хорошие специалисты сами избегают «серых» вакансий.

Как не запутаться в кадровом и налоговом учёте на старте?

Начинающему работодателю сложно держать в голове сроки отчётности, ставки взносов и формы документов одновременно с развитием самого бизнеса. Здесь помогает автоматизация: облачные сервисы для ведения учёта и расчёта зарплаты сами формируют нужные отчёты и напоминают о сроках, а электронный документооборот позволяет подписывать кадровые документы с сотрудником без бумажной волокиты. Например, «Клауд АйСи» предлагает облачные решения для 1С и связанные сервисы, которые берут на себя расчёт зарплаты, взносов и подготовку отчётности, оставляя предпринимателю время на само дело, а не на бумаги.